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In wirtschaftlich schwierigen Zeiten, wie sie derzeit die grafische
Branche erlebt, sucht jeder Betrieb nach wirkungsvollen Erfolgsstrategien.
Natürlich ist es sinnvoll, das Motto "Innovation kontra
Rezession" zu beherzigen und in den Markt sowie in aktuelle
Technologien für die Produktion zu investieren. Das reicht aber
noch nicht aus - auch die Ausstattung von Administration und
Management muss aktualisiert werden. Auch hier wird exzellente
Technik benötigt, um zu automatisieren, Kosten zu senken und
der Geschäftsführung verlässliche Grundlagen für unternehmerische Entscheidungen
zu verschaffen. Das Zürcher Medienhaus Neidhart+Schön Group macht vor, wie das geht.
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Olivier Neidhart prüft selbst nach, ob die Druckqualität den hohen Erwartungen der Kunden entspricht.
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Als Olivier Neidhart 1992 nach seinem
Studium und nach Auslandtätigkeiten in
die väterliche Druckerei nach Zürich
zurückkehrte, hatte er ein Programm in
der Tasche, das die Verwaltung des
Unternehmens komplett umkrempelte. Es
vereinfachte die betriebswirtschaftlichen
Funktionen und bot neue Möglichkeiten
zur Erfassung und Beurteilung der
geschäftlichen Vorfälle. Die Neidhart+Schön
AG, Druckerei seit 1935, machte
einen guten Griff mit diesem Programm.
Es heisst HIFLEX Print und wird seither sehr
erfolgreich bei den Zürchern eingesetzt.
"Wir haben unseren Umsatz im Verlauf
der letzten zehn Jahre verdoppelt und
wickeln heute ein Mehrfaches an Aufträgen
ab als damals", berichtet Olivier
Neidhart, heute Geschäftsführer der
Neidhart+Schön Group. "Dabei ist es für
uns von entscheidender Bedeutung,
durch aussagekräftige Auswertungen unsere
eigene Position zu analysieren und
dann auch die richtigen Schlüsse zu ziehen,
um uns noch erfolgreicher auszurichten."
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Jederzeit guten Einblick und Überblick
zu haben, hat sich bei der Neidhart+Schön
Group nachhaltig ausgewirkt. Das führte
dazu, dass das Unternehmenskonzept
grundlegend überarbeitet und der Entwicklung
in der Druck- und Medienwelt
angepasst wurde. Unter dem Dach der
Holding Neidhart+Schön Group gibt es
heute drei Firmen: die vollstufig ausgebaute
Offsetdruckerei Neidhart+Schön
AG (seit 1935), die AAA AG für Digital
Printing (seit 1995) und die via one! Multimedia
Solutions AG (seit 2000). lnsgesamt sind rund
70 Mitarbeiter in der Gruppe tätig.
Trotz der Kompetenztrennung arbeiten die
drei Betriebe eng zusammen, denn
das definierte Unternehmensziel ist Crossmedia.
"Wir entwickeln mit und für den
Kunden Konzepte, die es ermöglichen,
Informationen nur einmal zu erfassen
und aufzubereiten und je nach Anforderung
unterschiedlich automatisiert für
verschiedene Ausgabemedien zu generieren",
erläutert Olivier Neidhart. "Wir
pflegen den Inhalt, bis er vollendet ist,
und bringen ihn dann erst in die entsprechende
Form - für den Offset- und/oder
Digitaldruck, eine Website, eine CD-Rom,
einen Trailer und vieles mehr.
Dabei müssen die Kunden nach und
nach an die neuen, Zeit und Kosten
sparenden Möglichkeiten herangeführt
werden, wie Olivier Neidhart einräumt,
denn erst wenige schöpfen die sich bietenden
Vorteile wirklich aus. Regelmässig
werden deshalb Workshops veranstaltet,
an denen progressive Methoden wie
One-to-One-Marketing sowie Crossmedia
Publishing sowie deren professionelle
Umsetzung vorgestellt werden. Das zahlt
sich aus. Die Bindung an Kunden wie
schweizerische oder ausländische Konzerne
und Agenturen aus dem Corporate-
Identity-, Public-Relations- und Werbe-
Bereich ist stark und wirkt langjährig.
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Damit "hinter den Kulissen" alles
bestens läuft, ist beim Unternehmen
Neidhart+Schön AG das HIFLEX-Print-System
mit sämtlichen Modulen installiert.
15 Mitarbeiter arbeiten ständig damit,
zehn weitere nutzen es bei Bedarf. Auf die
HIFLEX-Datenbank, die als Standard definiert
ist und folglich tagtäglich gepflegt
und auf dem neuesten Stand gehalten
wird, greifen alle drei Betriebe zu. Zudem
erfassen alle im technischen Bereich tätigen
Mitarbeiter laufend ihre Leistungen
minutenaktuell.
"Grundsätzlich sind alle kunden-, lieferanten-
und auftragsbezogenen Daten
sowie auch alle Mitarbeiterdaten auf dem
letzten Stand im HIFLEX Print gespeichert
und werden à jour gepflegt", so Olivier
Neidhart. "Einzig die buchhaltungsorientierten
Daten und Beleginformationen,
die nicht in den Lieferanten- oder Kundenstamm
gehören, liegen in der Buchhaltung. Ansonsten
ist HIFLEX Print die Referenz für alle und alles."
Über das SQL-Datenabfragesystem
von HIFLEX ist es möglich, auf alle vorhandenen
Daten zuzugreifen und sie für
unterschiedlichste Aufgaben zu verwenden. Wenn
etwa die Marketingabteilung
Serienbriefe versenden will oder Olivier
Neidhart für eine Geschäftsreise die Kundendatenbank
im Excel-Format anfordert, werden SQL-Abfragen gestartet.
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Zwei Arbeitsplätze in der Verwaltung: Bei gleichem Personalstamm wurde hier in den
letzten zehn Jahren der Umsatz verdoppelt.
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Rund 200 Abfragen liefert die Firma
HIFLEX bei der Installation eines HIFLEX-
Print-Systems an den Anwender aus. Sie
können direkt übernommen oder mit
kleinen Änderungen an die eigenen Bedürfnisse
angepasst werden. Will der Anwender
selbst Abfragen erstellen, kann er
den menügeführten Abfrageassistenten
nutzen, der ihn sicher durch alle Einzelschritte
leitet. Bei der Ausgabe der Daten
aus der Datenbank kann der Anwender
zwischen Text, Grafik oder der Ausgabe in
PC-Programme wie Excel oder Word
wählen.
Besonders interessant sind die automatisierten
Informationsabfragen. Bei
Über- bzw. Unterschreitung bestimmter
Kennzahlen oder definierter Zeitpunkte
kann das System automatisch E-Mails an
dafür benannte Personen verschicken und
über Auftragseingänge, einen längeren
Maschinenstillstand oder auch über fällige
Termine für Nachfassaktionen bei Kunden
informieren. Bei der Neidhart+Schön
Group wird dieser Mail-Roboter bisher in
erster Linie im Vertrieb eingesetzt, um den
Aussendienst an Kundenkontakte zu erinnern.
Darüber hinaus ist geplant, den
Mail-Roboter auch für Warnungen vor
Budgetüberschreitungen oder Nachfasstermine
für bereits erstellte Angebote zu
nutzen.
"Wir wollen möglichst viel Unterstützung
für regelmässige Tätigkeiten haben
und natürlich die Automatisierung nutzen,
die durch das System angeboten
wird", sagt Olivier Neidhart. "In einem
zweiten Schritt, der die Leistungsdaten betrifft,
werden wir es so einrichten, dass immer
dann, wenn bei den Leistungsparametern
gewisse Grenzwerte überschritten
werden, entsprechende Informationen
automatisch an den technischen Leiter gehen.
"Das heisst also, dass auch Stillstandszeiten
von Maschinen gemeldet
werden.
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Um die Voraussetzungen für einen
solchen Informationsfluss zu schaffen,
ist es erforderlich, die Betriebsdaten der
gesamten Firma online zu erfassen. Das
machen die Mitarbeiter der Neidhart+
Schön AG bereits seit Jahren.
Es ist geplant, die Auftragsdaten aus
der HIFLEX-Produktionsplanung direkt in
die Produktion zu übernehmen. Das bedeutet
dann, dass der Drucker zu Schichtbeginn
von seinem Terminal die aktuelle
Auftragsplanung ablesen und die Auftragsdaten
als JDF(Job Definition Format)
in die Druckmaschine laden kann. Die Firma
HIFLEX als Vollmitglied der Cip4-Organisation
(International Cooperation for the Integration
of Processes in Prepress,
Press and Postpress) ist Pionier bei der JDF-
Implementierung und setzt mit der neuen
Funktion Massstäbe auf dem Weg zur "vernetzten Druckerei".
Eine Funktion, die Olivier Neidhart im
Rahmen der Betriebsdatenermittlung besonders
schätzt, ist die Bruttolohnermittlung.
Vor der Einführung von HIFLEX, also
vor mehr als zehn Jahren, wurden bei der
Neidhart+Schön AG die Tageszettel von
den technischen Mitarbeitern per Hand
ausgefüllt und am nächsten Tag in der Verwaltung
noch einmal manuell erfasst. Das
bedeutete, dass die Projektleiter erst immer
am Folgetag auf dem Laufenden waren
und den Budgetstand der Aufträge
prüfen konnten. Eine Auftragsverfolgung
war damals gar nicht möglich. Heute geben
alle Mitarbeiter ihre Zeiten direkt ins
System ein, sodass die Angaben minuten-
aktuell vorliegen. Auf diese Weise ist auch
der aktuelle Stand der Produktion jederzeit
abrufbar.
Auch die Zuverlässigkeit der Information
ist deutlich gestiegen; die Fehlerquote
ging stark zurück. "Früher gab es
Zahlenverwechslungen und -vertauschungen,
heute erkennt das System beinahe jeden
Fehler", sagt Olivier Neidhart. "Wenn
der Mitarbeiter z.B. eine falsche
Kostenstellennummer eingibt, verweigert das
System die Datenannahme, denn es weiss,
dass der Mitarbeiter in einem ganz anderen
Bereich arbeitet. Diese extrem ausgebauten
Plausibilitätskontrollen sind ein
grosser Vorteil des Systems und gerade in
hektischen Zeiten sehr wichtig."
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Plausibilitätskontrollen finden auch
in Hinblick auf den Produktionsweg statt.
In der Branchensoftware HIFLEX Print sind
sämtliche Geschäftsprozesse einer Druckerei
standardmässig enthalten, das
heisst, das Expertenwissen ist in
Logikparametern hinterlegt. Zusätzlich werden
jeweils individuell die maschinelle
Ausstattung und die Prozessstrecke des
Anwenders erfasst. Je genauer z.B. die
Eigenschaften der Kostenstellen eingegeben
sind, desto besser kann HIFLEX Print
Plausibilitätskontrollen vornehmen und Fehler
ausschliessen. "Die gesamte Infrastruktur
unseres Unternehmens ist im System genau
hinterlegt" bestätigt denn auch Olivier
Neidhart, "das heisst, es ist hinterlegt,
wie wir technisch ausgestattet sind und
wie ein Auftrag durch unser Haus läuft."
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"Wir wollen möglichst viel Unterstützung für regelmässige Tätigkeiten haben und
natürlich die Automatisierung nutzen, die durch das System angeboten wird."
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Dadurch ergibt sich im Kalkulationsprogramm
eine hervorragende Automatik. Da HIFLEX
Print "weiss", wie die Druckerei arbeitet,
kann es nicht vorkommen, dass bei der
Erstellung eines Angebotes notwendige
Komponenten vergessen werden, falsche
Plattenformate oder Umschläger für nicht
geeignete Papiere berechnet werden.
"Besonderheiten, die man in der Eile oft
vergisst - das wird alles automatisch geprüft.
Und das ist wirklich ein äusserst grosser
Vorteil für uns", betont Olivier Neidhart.
"Extrem zufrieden" sei er mit dem
Kalkulationsmodul, sagt er und lobt dessen
bis ins Detail ausgefeilte, übersichtliche
Struktur und die Sicherheit. Anhand der
automatischen Kalkulation eines Auftrags
können sämtliche begleitenden Dokumente
ebenso automatisiert generiert werden.
Das System hat den optimalen Produktionsweg
ermittelt und gibt jetzt quasi
auf Knopfdruck das Angebot, die
Auftragsbestätigung, die Auftragstasche, den
Lieferschein und später dann auch die Rechnung
aus. Dabei sorgt der Textgenerator,
der die SQL-Abfragen steuert, für die übernahme
der Daten und Texte in Microsoft
Word oder andere Textverarbeitungssysteme,
z.B. auf dem Macintosh mit Anbindung an Word.
Auch andere Programme lassen sich
problemlos und vorteilhaft anbinden -
zum Beispiel E-Mail-Programme zum
automatisierten Versand eines Angebotes
mit Übernahme der Kundenadresse aus
der HIFLEX-Datenbank oder für
E-Mail-Aktionen der Marketingabteilung. Wenn das
E-Mail-System zum Beispiel an das interne
Berichtswesen gekoppelt ist, können dem
Kundendienst oder Aussendienst jeden
Tag alle fälligen Wiedervorlagen als
Gedächtnisstützen zugestellt werden. "Der
Einsatz von HIFLEX Print macht sich
eigentlich in allen Abteilungen unseres
Hauses bemerkbar", resümiert Olivier
Neidhart, "die Effizienz unserer
Kundenbetreuung ist sehr hoch."
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Auf die Frage, ob er die Kosteneinsparungen
durch den Einsatz von HIFLEX Print beziffern
könne, nennt Olivier Neidhart als Beispiel
das Modul zur dezentralen Betriebsdatenerfassung,
das auch die Präsenzzeit der Mitarbeiter
erfasst. Hier kann seiner Schätzung nach bei
40 bis 50 technisch arbeitenden Beschäftigten
und aufgrund der entsprechenden
Betriebsdatenermittlung durch das System eine halbe
Arbeitskraft eingespart werden - das sind
immerhin Kosten von rund 50000 Franken oder
35000 Euro im Jahr, wie er vorrechnet.
"Wir arbeiten schon so lange mit dem
System, dass wir uns eigentlich gar nicht
mehr vorstellen können, wie es wäre,
wenn wir es nicht hätten", sagt er.
Mit Blick auf die Zukunft ist Olivier
Neidhart davon überzeugt, dass noch viel
mehr als in der Vergangenheit integrierte
Gesamtlösungen für die Kunden entwickelt
werden müssen. "Auf Kundenseite müssen -
genau wie bei uns auch - immer weniger
Leute immer mehr Leistung erbringen.
Dadurch sind die Kunden darauf angewiesen,
starke Partner zu haben, die sie in der
Breite betreuen können", erläutert er.
Die Neidhart + Schön Group formiert
sich daher als Ansprechpartner, der
vieles für den Kunden abdeckt. Weil damit
auch die Komplexität der Aufträge stark
zunimmt, ist die Unterstützung durch
HIFLEX Print unabdingbar.
"Was wir brauchen, ist ein leistungsfähiges System
- einmal grundsätzlich
leistungsfähig und dann auch so
leistungsfähig von der Flexibilität her, dass es
den sich ändernden Abläufen und Prozessen
angepasst werden kann", so Olivier
Neidhart. "Das System muss natürlich von
der Grundarchitektur her gewisse Merkmale
mitbringen - und da haben wir mit
HIFLEX eine gute Ausgangslage -, aber es
muss auch problemlos möglich sein,
Anpassungen an die individuellen Umgebungen
vorzunehmen." Er verlangt vom
System, dass "die Parametrisierung schlau
gelöst wird".
Bei HIFLEX Print steht zur Anpassung
des Systems an individuelle Bedürfnisse
ein mächtiges Workflow-Modul zur Verfügung,
mit dem alle Programmmasken der
anderen Module des Systems vom Anwender
selbst verändert werden können. Neben
der beliebigen Positionierung und
Beschriftung von Ein- und Ausgabefeldern
gibt es in den Datenbanken freie Felder,
die sich über einen Maskengenerator
integrieren lassen. Mit diesen und anderen
Anpassungen unter vollem Zugriff auf
die Programmlogik kann der Anwender
seinen Workflow individuell modellieren
und zukunftsorientiert einrichten.
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Das 1992 bei Neidhart+Schön installierte
Programm hat inzwischen auch etliche
Updates erfahren. Nach der ersten
umfassenden Schulung sind dafür regelmässig
Fachleute des Herstellers HIFLEX
von Aachen nach Zürich gereist, um Olivier
Neidhart und seine Mitarbeiter in die
Neuerungen einzuweisen. "Eine Schulung
ist zwingend notwendig, denn es ist ein
recht komplexes System, wobei man es
aber sehr gut erlernen kann. Ich kann das
gut beurteilen, denn wir haben gerade
dieses Jahr im Innendienst einen neuen
Mitarbeiter geschult, und der war da
sehr schnell drin", meint der
Betriebswirtschaftler.
Weil sich Olivier Neidhart und sein
Team gut auskennen, können 80 bis 90
Prozent eventueller Probleme und Bedürfnisse
gleich inhouse gelöst werden. Wenn
es dann aber doch mal Fragen gibt, zu
deren Beantwortung ein HIFLEX-Fachmann
erforderlich ist, steht den Zürchern die
HIFLEX-Hotline zur Verfügung. "Die
Qualifikation und der Einsatz des Supports
haben sich in den letzten Jahren extrem
gesteigert, obwohl beides eigentlich seit
jeher in Ordnung war", meint Olivier
Neidhart. "In der Zwischenzeit ist es aber
wirklich sehr gut. Ich bekomme oft Mails,
die zu sehr später Stunde entstanden sind.
Anfragen werden umgehend beantwortet,
und das läuft sehr kompetent. Wenn ich
Anrufe und nicht direkt meinen
Ansprechpartner erreiche, kann ich sicher
sein, innerhalb von zwei Stunden einen
Rückruf und eine qualifizierte Auskunft zu
erhalten."
Dieser Support ist zurzeit wichtig,
denn bei der Neidhart+Schön AG erfolgt
ein grundlegender Systemwechsel - von
Unix zu Linux. Im Zusammenhang damit
wird ein neuer, grösserer und noch
leistungsfähigerer Server aufgestellt. Mit dem
neuen Server will Olivier Neidhart auch
das Projekt HIFLEX e-Business in Angriff
nehmen und ausgewählten Kunden künftig
über das Internet Zugriff auf spezielle
Daten wie abgewickelte, noch ausstehende
oder in Produktion befindliche Aufträge,
Lagermengen von Fertig- und Halbprodukten
oder auch auf Materialbestände bieten.
Gerade wurde auch mit den Aachenern ein
neues Lizenzmodell vereinbart,
bei dem sämtliche HIFLEX-Module
uneingeschränkt genutzt werden können, weil
sich die Lizenzgebühren nach dem Umsatz
und nicht nach installierten
Arbeitsplätzen richten. Damit sind die Weichen
für die Zukunft gestellt - für die weitere
Nutzung der Branchensoftware und für
die anstehende Integration von HIFLEX
Factory und e-Business. "Aus heutiger
Sicht zeichnet es sich ab, dass wir auch in
Zukunft weiter mit HIFLEX arbeiten", ist
sich Olivier Neidhart sicher.
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Viscom print+communication ist mit einer Auflage von
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Viscom print+communication ist das offizielle Organ des Verbandes
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Der Artikel wurde im Original übernommen.
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