 | | | | |
|
Die Auftrags-Managementsoftware - zwischen Wunsch und Ideal. Was ist heute und was ist morgen wichtig? -
Sichere und effiziente Prozesse im Auftrags-Management, ein Anliegen in allen IRD-Mitgliederunternehmen.
Statements, Analysen und Brenchmarks unterstreichen die teilweise enormen Potentiale.
|
Ein wesentlicher Aspekt in Sachen
Optimierung ist der Einsatz der 'richtigen' Branchensoftware, des Auftrag-Management-Systems bzw. die konsequente NUtzung der
gebotenen Möglichkeiten. Es kann und darf nicht zufrieden stellen, wenn nur 40 bis 60% von den Möglichkeiten leistungsfähiger
Programme genutzt werden.
Dies war neben den Ergebnissen der IRD-Befragung zur Beurteilung von Auftrags-Management-Systemen ein wichtiger Diskussionspunkt
mit den Herstellern auf der letzten IRD-Fachtagung.
Da wir nicht alle wichtigen Software-Anbieter in der Diskussion berücksichtigen konnten, haben wir in Form
eines erweiterten Interviews die Statements von 16 Anbietern zu den wesentlichen Fragestellungen zusammengefasst.
|
|
Nennen Sie bitte das wichtigste Kriterium, das eine gute von einer weniger guten Branchensoftware unterscheidet.
|
|
Das wichtigste Kriterium, das eine gute Branchensoftware auszeichnet ist für uns die konsequente Ausrichtung auf die Prozesskosten-
Reduzierung. Die (Software-)Technik ist schließlich nicht Selbstzweck, sondern ein echtes Produktionsmittel, um bei
der Abwicklung von Aufträgen bessere Margen erzielen zu können.
|
|
Wenn die Merkmale moderner Software, z.B. in Bezug auf Parametrierung, mit der Auswertung der IRD-Befragung verglichen werden,
so ergibt sich doch ein eklatanter Widerspruch. Die Beurteilungen der Positionen "Keine/zu wenig Zeitersparnis",
"Erleichterungen gleichen Schwächen aus" und "Zu viel Standard, zu wenig individuelle Software" sind
eindeutig negativ. Woran liegt das Ihrer Meinung nach?
|
|
Mit einer Software-"Lösung" von der Stange kommen Unternehmen bei der Prozessbeherrschung heute nicht weiter.
Wirtschaftliche Lösungen werden nur auf Basis intelligenter Workflow-Konzepte erziehlt, die sich optimal mit den Abläufen
im Unternehmen und dem Endkunden verzahnen. Dies bedingt jedoch oft auch eine innerbetriebliche Reorganisation
und entsprechenden Einsatz aller Beteiligten. Da in der derzeitigen wirtschaftlichen Lage der Druck- und
Medienindustrie aber der Rotstift regiert, werden oftmals notwendige Implementierungen und Schulungen unterlassen.
Das Ergebnis ist dann die Beschränkung auf das Wesentliche, der Eindruck "zu viel Standard, zu wenig individuelle Software".
|
|
Sicher gibt es Unterschiede bei der Einführung Ihrer Systeme in den Unternehmen. Wenn Sie an Ihre besten Erfahrungen denken,
was waren bzw. sind die Erfolgsfaktoren für eine problemlose Einführung und Nutzung Ihrer Software?
|
Ziel der Einführung einer neuen Branchensoftware ist immer eine Kostenersparnis durch Prozessverbesserung. Dies
impliziert auch bisherige Strukturen und Abläufe auf den Prüfstand zu stellen. Schließlich sollen alte Abläufe nicht
nur "elektrifiziert" werden, wenn doch die neue Branchensoftware als neues Arbeitsinstrument (= Produktionsmittel)
bessere Abläufe unterstützen kann.
Das setzt zum einen voraus, dass die Projektverantwortlichen die Unternehmensprozesse wirklich im Detail mit allen
Ursachen und Wirkungen kennen. Zum anderen müssen sie auch die Weitsicht, die Kompetenz und den Rückhalt haben,
grundlegende Prozess-Entscheidungen (im Hinblick auf neue, insgesamt effizientere Arbeitsabläufe) treffen zu können bzw.
herbeizuführen. Die Projekteinführung als Nebensache funktioniert nicht.
|
|
Die IRD-Befragung hat es unterstrichen: die Nutzung von mächtigen Programmen lässt zu wünschen übrig. Sie liegt
im Schnitt zwischen 40% und 60%. Ich möchte an dieser Stelle eine Expertenfrage weitergeben: "Ist die
Software schneller gewachsen als das Know-how in den Betrieben?"
|
|
Letztendlich kommt es darauf an, genau die Funktionen aus dem angebotenen Portfolio im Unternehmen umzusetzen,
die den größtmöglichen Effekt bringen. Und es ist richtig, dass dies nicht von den Unternehmen alleine gemeistert werden kann.
Der Anbieter ist hier in der Pflicht, bei und nach der Implementierung sein Wissen um das "Produktionsmittel"
Branchensoftware zu vermitteln, aus seinen Erfahrungen heraus zu beraten und gemeinsam mit dem Projektteam des
Unternehmens die Potentiale umzusetzen.
|
|
Wie können sich die Anwender bei Ihnen über die Weiterentwicklung informieren bzw. wie werden sie informiert?
|
Neben der klassischen schriftlichen Form zur Dokumentation neuer Funktionen werden alle Anwender zu kostenlosen
Seminaren eingeladen, auf denen neue Funktionen und deren Einsparpotentiale präsentiert werden.
Zusätzlich bietet HIFLEX auf seiner Internet-Seite (www.hiflex.de)für alle Kunden einen speziellen Kunden-Login-Bereich.
Dort dokumentieren Praxis-Beiträge, den erfolgreichen Einsatz der HIFLEX-Software bei Kunden. So wurde im Laufe der
Zeit eine kleine Bibliothek zu unterschiedlichen Themen geschaffen, in der sich alle Kunden informieren können, wie
sich der Nutzen Ihrer Software maximieren lässt. Dabei spielen häufig organisatorische Aspekte eine wesentliche Rolle.
Alle Beiträge sind direkt aus der Praxis entlehnt und mit Zahlreichen Bildschirm-Abbildungen und detaillierten Erläuterungen
versehen.
|
|
Wie stellen Sie sicher, dass die Anwender stets mit den neuesten Versionen arbeiten? Ist dies überhaupt machbar?
|
|
Grundsätzlich ist es vertraglich geregelt, dass unsere Anwender in definierten Abständen neue Versionen einsetzen.
Für den effizienten Support der Installationen ist dies ein wichtiger Faktor. In der Praxis lässt sich das aber
nicht immer so nach Fahrplan umsetzen. Auf der anderen Seite kann sich heutzutage aber auch keine Druckerei mehr
leisten, Einsparungs- und Optimierungspotential im Auftragsmanagement zu verschenken. Der Druck, neue Versionen
einzusetzen, geht also letztlich vom Markt aus.
|
|
Wie unterstützen Sie Ihre Anwender, wenn es um das Erkennen und das Nutzen der von Ihrer Software gebotenen
Möglichkeiten geht?
|
In der Regel kommt der Nutzen nicht alleine aus der Software-Funktion, sondern auch aus einer organisatorischen
Maßnahme, die sie begleitet. Aus diesem Grund haben wir auch bei der Dokumentation der bereits erwähnten
Praxis-Projekte die organisatorischen Gesichtspunkte besonders herausgestellt. Wir wollen also nicht ein bloßes
Benutzerhandbuch geben (gibt es natürlich auch), sondern auch die organisatorischen Rahmenbedingungen für den
erfolgreichen Einsatz genau darstellen.
Wenn wir der Meinung sind, dass ein Kunde die Software besonders effizient nutzt, machen wir dies für unsere
anderen Kunden nicht nur in Form von Praxis-Artikeln zugänglich, wir geben dann auch unabhängige Leistungsmessungen
in Auftrag, um den Effekt in EUR greifbar und rechenbar darstellen zu können.
|
|
Wie steht es um das Thema Schulung? Wird sie in ausreichendem Maße in Anspruch genommen?
|
|
In der Regel schon, da wir bemüht sind, bei unseren Aufträgen genug Schulungstage einzurechnen. Es ist immer
besser einen Tag zu viel zu veranschlagen als nachher benötigt wird. Die meisten unserer Kunden sehen sehr wohl
den Nutzen einer ordentlichen und gründlichen Schulung.
|
|
Wie lange dauert eine Schulung, bis man in Ihrem Programm fit ist?
|
|
Alle Schulungen finden grundsätzlich immer auf den Daten aus der Praxis statt, um ein Höchstmaß an Erfolg
und Motivation zu erreichen. Die genaue Schulungsdauer hängt stark von den eingesetzten Modulen, den zu
schulenden Mitarbeitern und der Betriebsstruktur ab. Ein Mittelwert liegt bei ca. 15 Tagen.
|
|
Eine weitere negative Sichtweise unterstreichen die Anwender mit ihren Antworten zu der Frage "Wichtige Teile
fehlen". Woran kann es liegen, dass 75% der Anwender dem zugestimmt haben?
|
Uns sind keine Anwender bekannt, die von HIFLEX sagen, dasss wichtige Teile fehlen würden. Nach unseren Erfahrungen
ist das Gegenteil der Fall: Es gibt keinen Kunden, der alle von HIflex gebotenen Möglichkeiten und Module nutzt.
Das liegt daran, dass jeder Betrieb gemäß seinen Schwerpunkten und Bedürfnissen Funktionen aus dem angebotenen Portfolio
auswählt. Viele Module sind sogar in zahlreichen Ausführungen (für unterschiedliche Anwendungsgebiete) vorhanden.
Sollten sich die Schwerpunkte des Unternehmens einmal ändern oder Erweiterungen anstehen, so fallen keine
zusätzlichen Software-Gebühren an. HIFLEX wird seit 1999 ausschließlich als Firmenlizenz vertrieben, so dass keine
Beschränkung mehr auf eine bestimmte Anzahl von Arbeitsplätzen oder auf Programmmodule besteht. Es gibt kein
"Nachkaufen", der Einsatz von Programmteilen ist keine Budget-Entscheidung mehr. Allein das
gemeinsame (!) Ziel Effizienzsteigerung bildet die Entscheidungsgrundlage.
|
|
In vielen Unternehmen ist der Geschäftsführung die Wichtigkeit der Auswahl der Software und die damit verbundene
Optimierung der Arbeitsprozesse nicht bewusst. Zum Teil wird dies völlig überforderten Mitarbeitern überlassen,
denen das Prozessverständnis fürs Unternehmen und die interne Weisungsbefugnis fehlt. Niemand kennt das Unternehmen
aber besser als eine verantwortungsvolle Geschäftsführung. Und die gewisse "Betriebsblindheit" wird durch
die Erfahrung eines Softwarehauses mit einer breiten Palette installierter Systeme mit Sicherheit eliminiert.
|
|
| |
