 | | | | |
|
 Med sitt digitala instrumentpanelprogram EIS (Executive Information System) har HIFLEX utvecklat ett styrinstrument som underlättar beslutsprocesserna på ledningsnivå.
Om begreppet ledningsinformationssystem (MIS) skall kunna hävda sig i konkurrensen med det som traditionellt kallas för branschspecifik mjukvara, måste det också
erbjuda vad det lovar, nämligen att förse företagsledningen med aktuell information. Och det måste ske snabbt och i så överskådlig form som möjligt. Med sin
informationspanel EIS (Executive Information System) har Hiflex nu kompletterat sitt MIS-program på motsvarande sätt så att beslutsfattarna på företaget kan
komma åt verksamhetens viktigaste affärsdata. |
| "Information är en framgångsfaktor när den används på rätt sätt", menar Stefan Reichhart, VD för HIFLEX GmbH i Aachen. "Men att samla information behöver inte
betyda att man sitter och går igenom högar med pärmar eller papper hela dagarna. Informationsinsamlingen kan automatiseras." Detta är bakgrunden till att
HIFLEX nu har integrerat ett EIS-system som styrinstrument i sitt ledningsinformationssystem. "Eftersom datamängden ökar och man nu för tiden använder
stora databassystem, så uppkommer automatiskt önskemålet om att kunna förse företagsledningen med data som kan användas direkt som styrinformation.
Att bara satsa på ledningsinformationssystem hjälper inte", tror Stefan Reichhart. "De ansvariga på olika ledningsnivåer är också i behov av både detaljerad
och komprimerad information från den operativa datanivån i MIS-systemen." |
| Det som i första hand efterfrågas är standardiserade rapporter, tillgång till samma information på alla ledningsnivåer, tillgång till komprimerad information om
alla slags affärsaktiviteter, och att allt skall vara så aktuellt som möjligt. |
| Informationspanelen EIS (Executive Information System) kan betraktas som ett system för företagsledningen som levererar aktuell och beslutsrelevant information
via intuitiva och anpassningsbara användargränssnitt. Ett EIS är därför ett kommunikationssystem med uppgift att leverera aktuella data, filtrera bort det
som är oväsentligt och presentera beslutsrelevant information. |
| "I EIS-systemet samlas information om alla faktiska omständigheter som rör företaget - såväl företagsinterna som externa - och bearbetas så att företagsledningen
kan använda den som ett effektivt verktyg i sitt beslutsfattande", förklarar Stefan Reichhart. "Då EIS ursprungligen var ett rapporteringssystem levererar det
såväl aggregerad information, dvs. samlad information, som detaljinformation." |
| EIS-systemets uppgift är inte i första hand att förbereda beslut, utan istället att initiera beslutsprocesser. Vid sidan av den passiva sökningen efter relevant
information blir det också allt vanligare med förvarningssystem som upplyser företagsledningen om vissa sakförhållanden eller påfallande konstellationer av data. |
 |
|
Skärmbild från "EIS"-systemet (Executive Information System) i HIFLEX kunddatabas med ny design. Denna komplettering är till för dynamisk framtagning av
tabeller och diagram där viktiga uppgifter och analyser datat från HIFLEX MIS kan visas och sammanställas med en knapptryckning. På en enda sida syns
följande information: Omsättning/månad (de senaste tretton månaderna), omsättning/år (de senaste 3-5 åren), orderingång/månad (de senaste tretton
månaderna), orderingång/år (de senaste 3-5 åren), resultat/månad (de senaste tretton månaderna), resultat/år (de senaste 3-5 åren), kalkyler/år
(de senaste 3-5 åren), order/år (de senaste 3-5 åren). |
|
| Från allra första början byggde HIFLEX sin branschspecifika mjukvara på en databas. Idag har denna mjukvara avancerat till ett ledningsinformationssystem,
men arbetssättet är fortfarande detsamma. I HIFLEX gamla MIS-system kunde man visserligen också trycka på en knapp och få fram relevanta rapporter om
omsättning, inkomna order, order som man inte fått etc., eller så kunde man plocka fram statistik på planerad omsättning, täckningsbidrag och mervärde.
Skillnaden var bara att all denna information måste hämtas manuellt. |
| Nu har HIFLEX med sitt integrerade EIS tagit fram en informationspanel som hanterar specifikt konfigurerbara utfall i dynamiskt genererade tabeller,
bilder och diagram för olika användargrupper. |
| "I princip är EIS ett styrinstrument", förklarar Stefan Reichhart, "men inte bara för ekonomiavdelningen eller företagsledningen. Så som vi uppfattar det
är även handläggare eller lageransvariga beslutsfattare som i sitt arbete behöver viktig och riktig information. Detta kallar vi för rollrelaterade
eller personenrelaterade utfall eftersom en medarbetare inom planeringen eller på lagret är i behov av annan information än den som företagsledningen behöver." |
| Tyngdpunkten i den information som distribueras via Hiflex MIS-system ligger på dagsaktuella nyckeltal för verksamheten. Med hjälp av praktiska navigationsverktyg
kan de anställda arbeta både på djupet och bredden med olika databaser i panelens informationsrum. "Användargränssnittet är enkelt och intuitivt och kan
anpassas efter det egna behovet, till exempel om man vill ha mer eller mindre text, bilder eller diagram", berättar Stefan Reichhart. |
| Snabb information kan presenteras på väldigt många olika sätt. Här finns dynamiska diagram i form av linje-, stolp- eller kombinerade linje- och stolpdiagram och
cirkeldiagram. Här finns också punktdiagram av olika slag, t.ex. radardiagram, kartor, illustrationer och tabeller. |
| "Den enskilde personen i företagsledningen får på det här sättet betydligt bättre insyn i företagets affärsprocesser tack vare informationspanelen. När man loggar
in i systemet har man direkt tillgång till all viktig information om verksamheten, kapacitetsutnyttjande, leveranstider etc., utan att man först behöver
hämta en rapport", förklarar Stefan Reichhart. "Och systemadministratören kan ta fram individuella tabeller och programmallar. Siffror och data förvandlas
alltså till dynamiska tabeller eller bilder och diagram." |
| Med HIFLEX MIS kan man skapa nästan ändlösa tabeller med närapå hur många kolumner som helst. Att visa alla dessa på en dataskärm skulle inte bara bli
oöverskådligt, utan också tämligen kontraproduktivt. Av en tabell med exempelvis femtio kolumner visas därför kanske bara tio verkligt relevanta kolumner.
Med hjälp av ett koordinatsystem kan dessa sedan placeras på valfritt ställe på användarens dataskärm. All annan information skalas bort tack vare Hiflex
anpassningsbara användargränssnitt, men finns kvar aktiva i bakgrunden. Detta är speciellt praktiskt när tabeller skall samköras i EIS. |
Genom att samla data under hela året och samköra dessa i listor för olika affärsområden eller kunder kan EIS-panelen leverera försäljningsinformation.
Idag kan företagsledningen spåra information tillbaka till en viss dag och analysera denna exempelvis säsongsbetonat. Dessutom har man möjlighet att
välja andra former för att granska informationen - till exempel försäljningsanalyser, uppdelade efter valda kriterier.
EIS ingår redan som beståndsdel i release 2008 av HIFLEX MIS. |
|
| |
