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 HIFLEX stellt mit ihrem neuen Tool Print Support ein leistungsstarkes MIS System für Print- und Media-Einkäufer vor, das den gewohnten
Beschaffungsprozeß nicht verändert, sondern ihn durch seine digitale Abbildung wesentlich effizienter gestaltet. Ein Vorzug, von dem beide
Seiten - Einkäufer und Produktioner - langfristig profitieren. |
| Jeder, zu dessen Aufgaben es zählt, Angebote für Print- und Mediendienstleistungen einzuholen, weiß, wie zeitaufwendig und anspruchsvoll
sich dieses Vorhaben in der Regel gestaltet: Anfragedefinition, Lieferantenrecherche, Zustellung per E-Mail, Post oder Fax, Rückfragen, Angebotsrücklauf
per E-Mail, Post oder Fax und schließlich die Auswertung, die sich als besonders schwierig erweist, wenn man sich im Vorfeld nicht die Mühe
macht, ein gut strukturiertes Angebotsformular zu entwerfen, in dem alle geforderten Informationen übersichtlich abgefragt werden. Und auch
die Verwaltung der laufenden Aufträge mit der dazugehörigen Terminüberwachung kosten Zeit und Geld. |
| Doch diesen Prozeß hat HIFLEX nun mit seinem Tool HIFLEX Print Support wesentlich vereinfacht. Hierbei handelt es sich um ein webbasiertes MIS
System für Print und Media Einkäufer, das die Abwicklung von Geschäftsprozessen in der Druckindustrie optimiert, indem es den bereits vorhandenen
Beschaffungsworkflow implementiert und digital abbildet. Hierfür verbindet Print Support die Lieferkette zwischen denen, die Druckprodukte
bzw. Fremdarbeit in Auftrag geben, und denjenigen, die Printprodukte herstellen. Man darf diese neue Software jedoch nicht mit einem Auktions-oder
Ausschreibungs-System verwechseln, denn der Einkäufer selbst pflegt seine Verkäufer-Datenbank, weist den einzelnen Anbietern
Spezifikationen zu und trifft anhand dieser gesammelten und aufbereiteten Informationen eine Vorauswahl derjenigen, die eine Auftrags-Anfrage
erhalten. Neben der integrierten Lieferanten-Datenbank, die der Kunde jederzeit anpassen kann und die ihm die Auswahl erheblich erleichtert, bietet
Print Support zudem eine Job- bzw. Projekt-Datenbank sowie eine Terminverfolgung und Auswertung. Auf diese Weise wird der gesamte Einkaufsworkflow abgebildet. |
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| Flankiert von Ralf Hasford (links) und Ditmar Willemse, Hammesfahr, zwei überzeugten Anwendern, erläutert Thomas Reichhart, Geschäftsführer der
HIFLEX Gruppe, die zahlreichen Vorteile des neuen MIS Systems Print Support. |
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| Von der effizienten Verbindung der Lieferkette profitiert nicht allein der Printeinkäufer, wenngleich hierbei die Vorteile auf der Hand liegen: So kann
er Print Support einsetzen, um Anfragen zur Produktion seiner Drucksachen zu versenden und Aufträge direkt an Druckereien zu vergeben.
Für die Verbindung von HIFLEX Print Support und dem SAP-Bestellsystem sorgt eine spezielle SAP-Schnittstelle. Zukünftig können nach der Auftragsvergabe
auch die Auftragsdaten mittels JDF von HIFLEX Print Support an das MIS System der Druckerei weitergegeben werden. Auf diese Weise
werden die Angebotserstellung und Auftragsabwicklung auch für die Druckerei wesentlich effizienter und lassen sich schneller realisieren. |
| Doch gerade für die Druckereien erweist sich das Tool noch auf einer weiteren Ebene interessant, schließlich werden auch sie häufig zum Einkäufer - zum
Einkäufer von Fremdleistungen durch Zulieferer. Für die gesamte Abwicklung zwischen der Druckerei und dem Zulieferer bietet
Print Support ebenfalls die Möglichkeit, Anfragen an ihre Zulieferer zu managen und zu verwalten. Hierbei ist die neue Software nicht auf Anwender des
HIFLEX MIS beschränkt, obgleich die Auftragsdaten aus dem HIFLEX MIS überaus einfach in Print Support zu importieren sind und die
Anfragen aus Print Support heraus versendet werden. |
| Um einen Print und Media Job online zu erstellen, müssen zunächst die Grunddaten wie Titel und Produkttyp, die Detaildaten wie Auflagen und Termine
sowie die technische Spezifikation definiert werden. Die Eingabe der technischen Spezifikation erfolgt komplett frei oder wahlweise mit
Datenbank-Zugriff auf selbst verfaßte Standard-Spezifikationen. |
| In einem nächsten Schritt werden die einzelnen Lieferanten identifiziert und der Anbieterkreis ausgewählt. Hierbei schlägt Print Support
auf Basis der vorgegebenen Anforderungen automatisch geeignete Lieferanten für den Job vor. Als Grundlage dient die eigene,
individuelle Lieferanten-Datenbank des Printeinkäufers, der allein entscheidet, welche Lieferanten die Anfrage erhalten. Ein Filter steuert
hierbei im Vorfeld, welcher Lieferant für bestimmte Aufträge qualifiziert ist. |
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| Innerhalb der Grunddaten werden auch die technischen Spezifikationen hinterlegt, die der Einkäufer je nach Bedarf manuell eingeben oder mittels
copy&paste bzw. eines Vorlagen-Imports in die Datenbank einpflegen kann. |
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| Die Anfrage selbst wird durch Print Support auf Knopfdruck versendet und bietet gleichzeitig die Möglichkeit, individuelle Rückfragen zu klären,
Änderungen zu versenden, Abgabetermine nachzuhalten, Erinnerungen zu versenden und natürlich strukturierte Angebotsdaten zu erhalten. |
| Aufgrund der einheitlichen Struktur der eingehenden Online-Angebote kann u. a. der Gesamtpreis inklusive Stück- und Tausenderpreis je
Auflage sowie der Preis für weitere Exemplare eingesehen werden und mit den Angeboten der anderen Druckereien verglichen werden.
Eine automatisierte Funktion hebt farblich hervor, bei welcher Auflage welcher Lieferant der Günstigste ist.
Sobald der Einkäufer seine Auswahl getroffen hat, kann er das Angebot des Lieferanten akzeptieren und den Auftrag vergeben. Natürlich
kann auch nachverhandelt oder das Projekt abgebrochen werden. Jede dieser Möglichkeiten wird von Print Support unterstützt. Print Support
übernimmt hierbei auch die komplette Datensicherung, so daß sämtliche Angebote und Aufträge und alle dazugehörigen Informationen stets
übersichtlich zur Verfügung stehen. |
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| Der gesamte Abwicklungs-Workflow wird übersichtlich abgebildet. Darüber hinaus lassen sich Anfragen, Erinnerungen und Änderungen
vollständig automatisieren und auf diese Weise viel Zeit einsparen. |
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| "Innerhalb eines Monats haben sich Print- und Media-Einkäufer mit einer Kaufkraft von über 200 Mio.
Euro bei HIFLEX Print Support registriert. Dies spricht für eine hohe Akzeptanz unserer Neuentwicklung", faßt Thomas Reichhart,
Geschäftsführer der HIFLEX Gruppe, eine erste Resonanz auf das neue Software-Produkt zusammen. |
| Stellt sich bei allen Vorzügen nun noch die Kostenfrage: Für Einkäufer, die Print Support nutzen möchten, fallen keinerlei Investitionskosten an.
Die Finanzierung der Software erfolgt durch den Verkäufer. Zum einen durch das mögliche Schalten von Anzeigen und das Hinterlegen von Lieferanten-Profilen
bei Print Support. Zum anderen über die monatliche Registrierungsgebühr von 9,50 Euro je Lieferant sowie eine Pauschale von
5,00 Euro zuzüglich 0,5 Prozent vom Auftragswert je erhaltenem Auftrag. HIFLEX zufolge wirken sich diese Gebühren nicht auf den Beschaffungspreis aus,
da die Einsparungen der Lieferanten durch die effiziente Kommunikation über Print Support ein Vielfaches betragen. |
| Dies kann auch Ralf Hasford, Produktioner bei einem Berliner Hersteller von medizinischen Geräten und einer der ersten Anwender von Print Support,
nur bestätigen. Er steuert in seiner Funktion die Abwicklung der zahlreichen Druckaufträge, die das Unternehmen zu vergeben hat. Hierunter
fallen beispielsweise Bedienungsanleitungen, Verpackungen, Labels, Marketing- und Verkaufsunterlagen, Salesfolder, Datenblätter, Präsentationen
für über 120 Gerätetypen in mehr als sechs Sprachen und einem Absatz von deutlich über 100.000 Einheiten jährlich. |
| "Mit dem neuartigen Abwicklungssystem von HIFLEX sind die Kommunikation und das Bestellwesen sowohl bei uns selbst als auch bei den
Druckereien einfacher geworden. Die Angebotsanfrage ist deutlich transparenter geworden, und ich habe gleichzeitig festgestellt, daß die
Druckereien bei der Abgabe ihrer Angebote mindestens einen Tag schneller geworden sind." |
Prepress - World of Print |
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