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Mit HIFLEX erhalten Sie die Möglichkeit, Ihren Schriftverkehr automatisiert und rationell zu erstellen,
ohne Daten mehrmals eingeben zu müssen. Neben Fax- und E-Mail-Versand sind weiterhin ein
Archivierungs- und Verteilersystem realisiert.
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Die Arbeit mit Dokumenten nimmt 60 % der
Arbeitszeit in Anspruch. Untersuchungen haben
gezeigt, dass Unternehmen im Allgemeinen etwa
10 bis 15% der Einnahmen für die Erstellung,
Verwaltung und Verteilung von Dokumenten ausgeben.
Außerdem werden durchschnittlich etwa
50 bis 80% der Arbeitszeit damit verbracht, nach
Informationen zu suchen.
Die Automatisierung des Schriftverkehrs inklusive
eines elektronischen Archivierungs- und
Verteilersystems rationalisiert den Umgang mit
Dokumenten. Bei gleichzeitiger Reorganisierung
von Geschäftsprozessen werden nichtproduktive
Zeitanteile wie beispielsweise die reine Verteilung
von papierbasierenden Dokumenten, Sortier-
oder Ablageprozesse, Archivierungsarbeiten etc.
reduziert. Das Resultat ist ein Zeitgewinn für das
produktive Bearbeiten eines Geschäftsvorgangs |
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Das Nutzenpotenzial von HIFLEX Dokumenten-Management
geht über die zu erwartende Zeitersparnis
noch hinaus. So wird in aller Regel auch
die organisatorische Leistungsfähigkeit erhöht,
was wiederum zu qualitativen Verbesserungen in
weiteren Bereichen führen kann |
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HIFLEX generiert Angebote, Auftragsbestätigungen, Bestellungen, Lieferscheine, Rechnungen (siehe
"Fakturierung"), Versandpapiere, Etiketten und eine unbegrenzte Anzahl an Auftrags-,
Kunden- und Lieferantenbriefen aus den Daten des Systems. Zur Erstellung eines Angebotes genügt
z. B. die Kalkulationsnummer. Das Setzen von Parametern zur Ausgabe der Papiersorte oder -qualität,
zur Ausgabe des Gesamtpreises oder der Preiseinheit ist optional möglich.
Da der Schriftverkehr auf die Datenbankabfragesprache SQL zurückgreift, sind alle Ausdrucke und
Formulare sowohl in ihrer äußeren Form als auch inhaltlich frei gestaltbar. Es lassen sich für jede
vom Anwender benötigte Form des Ausdrucks speziell zugeschnittene Versionen hinterlegen und in
der Kundendatenbank einzelnen Kunden zuordnen. So werden z. B. im Angebot kundenspezifische
Layouts oder unterschiedliche Sprachversionen realisiert.
Nach der automatischen Erstellung des Schriftverkehrs können die vorgeschlagenen Texte abgeändert
werden. Ergänzungen und Änderungen in einem Dokument, wie beispielsweise dem Angebot,
lassen sich in andere Dokumente wie Auftragsbestätigung, Lieferschein oder Rechnung laden.
Die Papiere können direkt ausgedruckt, gefaxt oder per E-Mail verschickt werden. Je nach Auswahl
werden dabei Grafiken, Firmenlogos und eingescannte Unterschriften eingebunden oder herausgenommen.
Beim Versand per E-Mail werden die Dokumente in das PDF-Format umgewandelt. Hierbei
wird auf einen vorhandenen PDF-Drucker zugegriffen.
Das System informiert automatisch via E-Mail über versendete Dokumente, so dass Kopien und
manuelle Verteiler unnötig werden.
Alle erzeugten Papiere werden automatisch abgespeichert und sind über ein Dokumenten-Management-System
jederzeit kunden- und auftragsbezogen einsehbar. Zudem lassen sich auch eingescannte
Dokumente (z. B. unterzeichnete Lieferscheine), PDF-Dateien oder E-Mails zu einem Auftrag
ablegen und mit den Auftragspapieren verwalten. |
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