 | | | | |
|
|
Met HIFLEX beschikt u over de mogelijkheid uw correspondentie geautomatiseerd en doelmatig uit de data van
de calculatie en van de opdracht te produceren, zonder de data meerdere malen in te moeten geven. Naast fax
en e-mail is er ook een archivering- en verdelersysteem gerealiseerd.
|
De verwerking van documenten eist 60 % van de arbeidstijd op. Onderzoek wijst uit dat ondernemingen
zo'n 10 tot 15 % van de omzet uitgeven aan het opstellen, beheren en distribueren van documenten.
Bovendien wordt gemiddeld 50 tot 80 % van de arbeidstijd besteed aan het zoeken naar informatie.
De automatisering van de correspondentie inclusief de elektronische archivering en distributie
rationaliseert de verwerking van documenten. Bij een gelijktijdige reorganisatie van de bedrijfsprocessen
worden improductieve uren voor bijvoorbeeld de verzending, sortering en archivering van papieren
documenten gereduceerd. Het resultaat: tijdwinst die kan worden besteed aan de bedrijfsprocessen |
|
De winst van HIFLEX Documentenmanagement is groter dan alleen de tijdsbesparing. Zo wordt meestal
ook het organisatorische prestatievermogen vergroot, wat op verschillende terreinen opnieuw tot
kwalitatieve verbeteringen kan leiden |
|
|
HIFLEX genereert offertes, opdrachtbevestigingen, afleverbonnen en etiketten uit de data van de calculatie
en de opdracht. Voor de vervaardiging van de offerte is bv. de invoer van het calculatienummer al voldoende.
Het ingeven van de parameters voor de uitvoer van papiersoort of -kwaliteit, de uitgave van de totaalprijs,
de prijzen voor volgende en voor de offerteprijzen is optioneel mogelijk.
Omdat de tekstgenerator op de databank georiënteerde SQL-taal geënt is, zijn alle afdrukken en formulieren,
zowel qua uiterlijk als qua inhoud vrij vorm te geven. Het is mogelijk om voor elke gebrui-ker de gewenste
vorm van de uitvoer door speciale versies in het systeem in te binden. Zo kunnen bijvoorbeeld in de offerte
klantspecifieke layouts en verschillende taalversies worden gebruikt.
Na de automatische vervaardiging van de diverse correspondentiestukken kunnen de aangeboden teksten indien
nodig aangepast worden. De aanvullingen of veranderingen in een document bv. de offerte laten zich in
andere documenten laden zoals bijvoorbeeld de opdrachtbevestiging, de afleverbon, of de factuur.
De reeds geproduceerde documenten kunnen direct geprint, gefaxt of per e-mail worden verstuurd.
Daarbij kunnen naar keuze grafieken, bedrijfslogo's en ingescande handtekeningen worden ingebonden
of uitgekozen. Tijdens het versturen per e-mail worden de documenten in PDF-formaat getransformeerd.
Hiervoor wordt de beschikbare PDF-printer gebruikt.
Het systeem informeert automatisch via e-mail over verstuurde documenten, zodat kopieën overbodig zijn.
Alle gerealiseerde correspondentie wordt automatisch opgeslagen en is via een document managementsysteem
direct op klant- of opdrachtgegevens in te zien. Bovendien is het mogelijk ingescande documenten
(zoals een ondertekende afleverbon), PDF-documenten of e-mails betreffende een order bij de orderdocumenten
op te slaan. |
|
| |
