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 Mit dem Führungsinstrument Executive Information System (EIS) unterstützt HIFLEX Entscheidungsprozesse des Managements. Wenn sich der Begriff des Management
Information Systems (MIS) gegenüber dem eher beschaulichen Wort Branchensoftware durchsetzt, sollte es auch in aller Konsequenz das tun, was es verspricht:
das Management zu informieren. Und zwar schnell und auf einen Blick. Mit dem Informations-Cockpit EIS (Executive Information System) hat HIFLEX nun sein MIS
entsprechend erweitert und bietet dem Management auf einen Blick die wichtigsten Kenndaten des Unternehmens. |
| "Informationen sind, wenn sie richtig genutzt werden, ein Erfolgsfaktor. Informationsbeschaffung muss aber nicht bedeuten, dass man permanent Aktenberge
oder Papierstapel durchforstet. Informationsbeschaffung lässt sich automatisieren", sagt Stefan Reichhart, Geschäftsführer der HIFLEX GmbH. Dies ist der
Hintergrund, weshalb HIFLEX nun in seinem MIS ein EIS-System als Informations-Cockpit integriert hat. "Das Anwachsen an Datenmengen und der Einsatz von
Datenbanksystemen führen zwangsläufig zu dem Wunsch, Daten als Führungsinformationen direkt für das Management bereitzustellen. Management
Informationssysteme alleine erfüllen diesen Wunsch jedoch nicht. Dennoch sollten dem Management auf verschiedenen Ebenen sowohl detaillierte als auch
verdichtete Informationen aus der operativen Datenbasis der Management Information Systems zur Verfügung gestellt werden." |
| Gefordert sind in diesem Zusammenhang vor allem standardisierte Berichte, die Verfügbarkeit der Informationen auf allen Managementebenen, verdichtete
Informationen über alle Geschäftsaktivitäten und größtmögliche Aktualität. |
| Per Definition ist ein EIS (Executive Information System) - gelegentlich wird auch das Synonym FIS für Führungsinformationssystem genannt - ein System für
das Management, das dem Entscheidungsträger aktuelle und entscheidungsrelevante Informationen mit Hilfe von intuitiv benutzbaren und individuell anpassbaren
Benutzeroberflächen anbietet. Damit dient ein EIS der Kommunikation, liefert aktuelle Informationen, filtert unwichtige Informationen aus und stellt die
entscheidungsrelevanten Informationen dar. |
| "In einem solchen System werden Informationen über alle das Unternehmen betreffenden Sachverhalte - sowohl aus unternehmensinternen als auch externen
Quellen - gesammelt, aufbereitet und dem Management in geeigneter Form, also führungsadäquat zur Verfügung gestellt," erläutert Stefan Reichhart.
"Da EIS aus dem Berichtswesen entstanden sind, umfassen sie die Möglichkeit, Daten sowohl aggregiert - also zusammengefasst - als auch im Detail
betrachten zu können." |
| Dabei dienen EIS weniger der Vorbereitung einer Entscheidung als vielmehr der Initiierung von Entscheidungsprozessen. Neben der passiven Suche nach relevanten
Informationen treten zunehmend auch Frühwarnsysteme in den Vordergrund, die das Management auf besondere Sachverhalte oder auffällige Datenkonstellationen hinweisen. |
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Screenshot vom Informations-Cockpit "EIS" (Executive Information System) im HIFLEX MIS. Die Erweiterung in der HIFLEX Kundendatenbank dient dem
dynamischen Generieren von Tabellen und Grafiken, in denen wichtige Daten und Auswertungen aus dem HIFLEX MIS anschaulich aufbereitet werden.
Auf einen Blick zu sehen: Umsatz/Monat (die letzten 13 Monate), Umsatz/Jahr (die letzten 3 bis 5 Jahre), Auftragseingang/Monat (die letzten 13
Monate), Auftragseingang/Jahr (die letzten 3 bis 5 Jahre), Ergebnis/Monat (die letzten 13 Monate), Ergebnis/Jahr (die letzten 3 bis 5 Jahre),
Kalkulationen/Jahr (die letzten 3 bis 5 Jahre), Aufträge/Jahr (die letzten 3 bis 5 Jahre). |
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| Von Beginn an basierte die HIFLEX Branchensoftware auf einer Datenbank. Mittlerweile längst zum Management Informationssystem gereift, hat sich an dieser
Arbeitsweise nichts geändert. Zwar standen auch bisher beim HIFLEX MIS quasi auf Knopfdruck alle relevanten Auswertungen zu Umsatz, Aufträgen, nicht
erhaltenen Aufträgen etc. zur Verfügung oder Statistiken zu Umsatz-, Deckungsbeitrags- und Wertschöpfungsplanungen, doch mussten diese manuell angestoßen werden. |
| Jetzt hat HIFLEX mit dem integrierten EIS-System ein Informations-Cockpit geschaffen, das für verschiedene Hiflex-Anwendergruppen spezifisch konfigurierbare
Auswertungen in dynamisch generierten Tabellen und Grafiken aufbereitet. |
| "Generell ist das EIS ein Controlling-Instrument," erläutert Stefan Reichhart, "aber eben nicht nur für Controlling oder Management. Nach unserem Verständnis
sind auch Sachbearbeiter oder Disponenten Entscheidungsträger, die für ihre Arbeit richtige und wichtige Informationen benötigen. Wir nennen das die
rollenbezogene oder personenbezogene Auswertung. Denn für einen Mitarbeiter in der Disposition oder im Lager sind andere Informationen relevant als in
der Geschäftsführung." |
| Schwerpunkte der Informationsbereitstellung im HIFLEX MIS sind tagesaktuelle Kennzahlen des Unternehmens. Durch geeignete Navigationshilfen kann der Benutzer in
Tiefe und Breite des Informationsraumes auf unterschiedlichen Datenbeständen arbeiten. "Die Benutzeroberfläche ist dabei nicht kompliziert, sondern intuitiv
bedienbar und lässt sich variabel gestalten, so dass man sie an die Vorlieben des Benutzers anpassen kann: zum Beispiel mit mehr oder weniger Text oder
Grafiken," erläutert Stefan Reichhart. |
| So stehen für schnelle Information die unterschiedlichsten Darstellungsarten zur Verfügung: Dynamische Diagramme - je nach Übersichtlichkeit - als Linien-,
Balken- oder kombinierte Linien-Balken-Diagramme, als Kuchen-, Ring oder Streudiagramme verschiedenster Art und Ausführung sowie Radar-Diagramme, Karten,
grafische Darstellungen und Tabellenformen. |
| "In jedem Fall erhöht das Informations-Cockpit die Transparenz für die einzelne Führungskraft wesentlich. So kann diese gleich beim Einloggen in das
System die wesentlichen Daten der Geschäftstätigkeit, der Auslastung, der Termine etc. einsehen, ohne zuerst einen Report anstoßen zu müssen," so
Stefan Reichhart weiter. "Dazu kann der Systemadministrator individuelle Tabellen und Programmmasken editieren. Aus Daten werden so dynamische Tabellen oder Grafiken." |
| Das HIFLEX MIS ermöglicht schier endlose Tabellen mit einer nahezu beliebigen Anzahl an Spalten. Diese jedoch alle auf einem Monitor darstellen
zu wollen, wäre nicht nur unübersichtlich, sondern auch kontraproduktiv. Deshalb werden von einer beispielsweise 50 Spalten umfassenden Tabelle
nur die wirklich relevanten beispielsweise zehn Spalten dargestellt und über Koordinateneingabe an der gewünschten Stelle auf dem Monitor des
Anwenders sichtbar. Alle anderen Daten werden dank des bei HIFLEX frei und flexibel zu gestaltenden User-Interfaces weggeschaltet, sind aber im
Hintergrund weiterhin aktiv. Dies macht besonders dann Sinn, wenn für das EIS Tabellen miteinander verknüpft werden sollen. |
| So kann das EIS über das Vertriebsgeschehen informieren, in dem die Daten über das gesamte Jahr summiert und für die einzelnen Sparten oder Kunden
aufgelistet sind. Das Management kann nun sowohl die Daten bis zu einem bestimmten Tag zurück verfolgen und so Informationen über beispielsweise
saisonale Zusammenhänge analysieren, als auch andere Betrachtungsformen wählen - etwa Analysen des Vertriebs, aufgeschlüsselt nach gewünschten Kriterien. |
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