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 HIFLEX Print Support - Hilfe vom Angebot zum Auftrag. Jeder Einkäufer oder Produktioner träumt davon, Druckaufträge parallel bei mehreren Dienstleistern
anzufragen um die Angebote anschließend direkt miteinander vergleichen zu können. versio! hatte die Möglichkeit, mit einem Testanwender von Printsupport zu sprechen,
einem Management-Informationssystem, das genau diese Aufgabe erfüllen kann. |
| Ralf Hasford ist Produktioner bei einem Berliner Hersteller von medizinischen Geräten. In seiner Funktion steuert er die Abwicklung der zahlreichen Druckaufträge, die das
Unternehmen zu vergeben hat. Dazu gehören Bedienungsanleitungen, Verpackungen, Labels, Marketing- und Verkaufsunterlagen, Salesfolder, Datenblätter, Präsentationen und
vieles mehr - bei 120 Gerätetypen in mehr als sechs Sprachen und einem Absatz von deutlich über 100.000 Einheiten jährlich ein erhebliches Volumen. |
| Neben der Druckabwicklung
müssen von Hasford auch die unternehmenseigene Agentur sowie externe Designer gesteuert werden, damit termingerecht alle Unterlagen für die Vorstufe bereitstehen.
Nur noch die Vergabe der Aufträge wird zentral vom Einkauf des Unternehmens vorgenommen. Ralf Hasford sieht seine Aufgabe dabei sehr pragmatisch: "Der Kreative soll
die Lösungen für Kommunikationsprobleme finden. Der Produktioner hat lediglich den gesamten Ablauf zu betreuen." Aber er weiß natürlich auch, dass es genügend
Gründe gibt, die ein Projekt verzögern können. Das wiederum schafft Probleme bei der Abwicklung, vor allem dann, wenn gleichzeitig mehrere Projekte im Auge behalten
werden müssen. Deshalb hat Hasford jahrelang versucht, mit Excel-Dateien die Abläufe zu organisieren. Was nach eigenem Bekunden zumindest teilweise eine Erleichterung brachte. |
| "Der Workflow in einer Druckerei ist technikorientiert und hat eine zwangsläufige Reihenfolge: Datencheck, Belichtung, Druck, Weiterverarbeitung. Zwar lässt sich
auch der Gestaltungsprozess nach logischen Parametern steuern, allerdings ist der kreative Weg eine in erster Linie kommunikative Angelegenheit mit Briefing, Ideenfindung,
Design und Präsentation mit unendlich vielen Schleifen, die sich zigmal wiederholen können. Deshalb glaube ich auch nicht daran, diesen Ablauf in einer Software abbilden
zu können. Aber man kann einen Zeitpunkt definieren, an dem die eigentliche Produktion beginnt. Und hier setzt HIFLEX mit Print Support an." |
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Ralf Hasford, freier Produktioner, durfte Print Support vorab testen.
"Ich war über Jahre auf der Suche nach Software, die Prozesse abbildet, wie wir sie benötigen, und die den Arbeitsablauf mit Leben füllt." |
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| "Fast 100 Prozent unserer Drucksachen sind standardisiert: Papier, Format, Weiterverarbeitung und die Abwicklung. Irgendwelche Ausnahmen sind eher selten", erläutert Ralf Hasford.
Das vereinfacht zwar die Produktdefinition, doch die große Anzahl unterschiedlicher Projekte macht eine exakte Betreuung weiterhin notwendig. Mit dem Werkzeug von HIFLEX sind
die Kommunikation und das Bestellwesen sowohl bei ihm selbst als auch bei den Druckereien einfacher geworden, berichtet Ralf Hasford: "Die Angebotsanfrage wurde deutlich
transparenter und ich habe gleichzeitig festgestellt, dass die Druckereien bei der Abgabe ihrer Angebote mindestens einen Tag schneller sind." |
| Print Support bietet aus Hasfords Sicht den Print Buyern Erleichterungen, da das System auf individuelle Bedürfnisse abgestimmt werden kann. "Ich kann die Druckereien,
mit denen ich zusammenarbeiten möchte, in meine eigene Lieferanten-Datenbank einpflegen. Und zusätzlich kann ich weitere Druckereien importieren. Dabei kann ich
wie über einen Filter steuern, welcher Lieferant für bestimmte Aufträge qualifiziert ist." Auch bei der Definition einer Drucksache erleichtert
HIFLEX Print Support die Arbeit. Ein Job wird über Basisdaten (Titel, Produkttyp etc.), Detaildaten (Auflagen und Termine) und eine technische Spezifikation definiert.
Die Eingabe der technischen Eckdaten erfolgt frei oder strukturiert. Print Support bietet darüber hinaus eine Datenbank mit Spezifikationen für Druck und
Weiterverarbeitung, die als Vorlagen übernommen werden können. Nach der Definition des Jobs kann die Anfrage auf Knopfdruck an die Lieferanten der Wahl
versendet werden. Dabei können auch beliebige Anlagen angehängt werden. |
| Der Lieferant, der Drucker oder der Dienstleister antwortet mit Angebot oder Absage via Link in der e-Mail. Der große Vorteil dabei: "Alle Angebote sind jetzt einheitlich
strukturiert und die automatisierte Funktion in Print Support hebt farblich hervor, bei welcher Auflage welche Druckerei das günstigste Angebot hat", so Ralf Hasford.
"Ich kann das Angebot eines Lieferanten akzeptieren, ich kann nachverhandeln, den Auftrag vergeben oder das Projekt abbrechen." Und,was man ja bisher eher selten
oder nie gemacht hat: "Ich kann mich quasi per Knopfdruck für das Angebot bedanken, auch wenn es für den Auftrag nicht in Frage kommt. Auf diese Weise entsteht eine
völlig neue, viel bessere Kultur bei der Kommunikation." |
| Die eingegebenen Termine wie "Angebot erwartet bis", "Auftragsvergabe",
"Daten- oder Proof-Anlieferung" und "Liefertermin" werden in der Print-Support-Datenbank gespeichert und in einer Terminliste geführt. Erinnerungen,
Absagen,Aufträge und andere Dokumente rund um die Drucksachenbeschaffung können aus der Applikation versendet und zudem vollständig archiviert werden.
Schließlich stellt
Print Support auch Auswertungen über die Jobs, Lieferanten und die durchgeführten Aktionen zur Verfügung. "Das alles spart mir wertvolle Zeit, die ich dann
für andere Aufgaben einsetzen kann. Das Programm von HIFLEX macht die Abwicklung einfacher und transparenter. Und schließt vor allem Fehler aus. Ich habe nunmehr sehr genau
den Überblick, wo die Anfrage ist, wer die Daten hat und wo der Druck läuft." Und von seinen Excel-Dateien hat sich Ralf Hasford übrigens getrennt. |
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| 1. Im ersten Schritt wird das eigene Unternehmen als Datensatz angelegt. |
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| 2. Danach werden die Geschäftspartner eingepflegt. |
| 3. Bei einem neuen Projekt wird eine zentrale Anfrage an die vordefinierten Anbieter verschickt. |
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| 4. Die Druckereien geben ihre Angebote ab, der Einkäufer hat einen direkten Vergleich. |
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| 5. Ein Dienstleister erhält den Auftrag, die anderen eine höfliche Absage. |
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HIFLEX ist Hersteller des gleichnamigen Management Informationssystems (HIFLEX MIS), ein System, das Geschäftsprozesse der grafischen Industrie abbildet und unterstützt.
Das HIFLEX MIS untergliedert sich in die Bereiche Office, Factory und eBusiness (Office: Vorkalkulation, Auftragsabwicklung, CRM, Materialwirtschaft, Dokumentenmanagement.
Factory: Betriebsdaten- und Maschinendatenerfassung (BDE/MDE), Disposition, Versandabwicklung, JDF-Schnittstellen. eBusiness: PDF-Online- Erzeugung, Lagerabruf,
Info-Center, Fulfillment, Datenhandling, Online-Proof). HIFLEX ist Mitglied in der Networked Graphic Production (NGP) Initiative sowie Partner-Mitglied
("Partner Member") der CIP4 Organisation.
Weitere Infos unter: www.printsupport.com |
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