 | | | | |
|
 ‘Het mag dan misschien gewoontjes zijn te beweren dat het uiteindelijk niet uitmaakt waar je werkt, maar voor ons is het wel degelijk belangrijk. Onze wortels liggen in een regio die voor veel mensen een vakantieparadijs vormt. Innsbruck, Oostenrijk biedt ook aan ons alles wat we nodig hebben, in de kwaliteit die we nodig hebben. Onze centraal gelegen locatie, op de plek waar belangrijke Europese verkeersroutes elkaar kruisen en culturen elkaar ontmoeten, levert ons de fantastische combinatie van stad en natuur.’ Het is een aangename en verfrissende ervaring eens naar de website van de Oostenrijkse drukkerij Alpina Druck te surfen - geen loze beloftes en geen gedoe over de ultramoderne apparatuur, de gegarandeerde aflevertijden, de service of de topkwaliteit in drukwerk. ‘Klanten mogen dat gewoon altijd verwachten’, stelt Alpina’s adjunct-directeur Mario Moser. ‘Je moet wel met iets beters komen. Als je je klanten werkelijk toegevoegde waarde wilt bieden, dan moet je allereerst je eigen processen onder controle hebben.’ |
| 40% voor de export |
Ondanks de sterke verbondenheid met de regio kent Alpina bepaald geen provinciaal businessmodel. Integendeel: 40% van het volume is bestemd voor export. Hetgeen ongebruikelijk hoog is voor een middelgrote offsetdrukkerij. Alpina is er de afgelopen jaren zelfs voortdurend in geslaagd het exportvolume verder te vergroten. De vertrouwde ansichtkaart heeft in belangrijke mate bijgedragen aan dit succes, en bovendien nog steeds het opstapje voor nieuwe opdrachten. Duitsland en Zwitserland zijn twee van de belangrijkste exportmarkten, maar de woorden ‘Gedrukt door Alpina Druck’ vindt je ook op ansichtkaarten in bijvoorbeeld het verre Brazilië.
‘Het klopt dat de ansichtkaart voor ons nog altijd een belangrijk succesproduct is, maar we zijn ook zeer actief in het algemeen commercieel drukwerk’, zegt Mario Moser. Fraaie kalenders, geillustreerde boeken, posters en kwalitatief hoogwaardig reclamemateriaal behoren eveneens tot het portfolio. Ansichtkaarten lijken op het eerste gezicht misschien relatief eenvoudig te produceren, maar Mario Moser wijst erop dat het productieproces voor een vellendrukker hoge eisen stelt aan het benodigde ordervolume en aan een perfect geplande logistieke operatie.
Alpina Druck haalt haar ordervolume uit de grote hoeveelheid individuele orders die elke dag wordt afgehandeld, terwijl de bijbehorende logistiek ook ten goede komt aan alle andere orders en er zo voor zorgt dat de productie probleemloos verloopt. Klanten stellen de werkzijze van Alpina duidelijk op prijs - 2009 was ondanks de economische teruggang, opnieuw een succesvol jaar. |
| Kwaliteitsoffensief |
De fundamenten voor het succes zijn vastgelegd in een veelomvattende visie. Twee jaar geleden ging Alpina Druck al van start met een kwaliteitsoffensief - in de meest letterlijke zin van het woord. Nadat een vijfkleuren Heidelberg Speedmaster XL 105 met laktoren was geinstalleerd om te voldoen aan de meest uiteenlopende wensen, inclusief lak met mat/glans effecten, werd de aandacht verlegd naar de afdelingen die aan het drukken vooraf gaan. Mario Moser, sinds eind 2007 adjunct-directeur van Alpina Druck, nam de verantwoordelijkheid op zich voor het proces- en kwaliteitsmanagement. Die taak omvatte niet alleen het optimaliseren van alle interne en externe procedures maar ook het realiseren van een systeem om de kwaliteit te kunnen garanderen.
In samenhang met de implementatie van de PSO methode (Process Standard Offset) werd ook de prepress afdeling geoptimaliseerd en geherstructureerd. Het aanmaken en de ontvangst van digitale data werden gestandaardiseerd met de introductie van PDF/X-ready en ook het Kodak CtP-systeem werd daarop aangepast. Tegelijkertijd werd de prepress beter geintegreerd met de productie; de gegevens van de prepress vormen nu de basis voor de procescontrole op de persen. Op korte termijn wordt het management workflow systeem Prinergy geüpgrade naar versie 5.1. Nu aan alle voorwaarden voor een volledig geintegreerd netwerk is voldaan, kan de productiviteit bij Alpina opnieuw verder worden verhoogd. |
| Volledig geintegreerde database |
Het zal duidelijk zijn dat bij Alpina niets aan het toeval wordt overgelaten. Beslissingen worden weloverwogen genomen. Organisatorische en technische veranderingen worden zeer systematisch doorgevoerd. De eerste stap was de introductie van de HIFLEX modules voor het maken van voorcalculaties en het aanmaken van digitale orderzakken. ‘We gunden onszelf voldoende tijd voor het implementeren en werkten volgens de principes van professioneel project management. En, heel belangrijk, de medewerkers werden ook betrokken in het veranderingsproces.’ Op die manier was het hele bedrijf dus getraind en voorbereid toen de HIFLEX calculatie live’ ging op 5 januari 2009 en daadwerkelijk een week later ook de digitale orderzak in gebruik werd genomen.
Een belangrijke uitdaging vormde het uitgebreide productpakket met een grote hoeveelheid aan gedetailleerde informatie. ‘Elke orderzak moet alle beschikbare informatie bevatten’, legt Mario Moser uit, ‘maar dan wel op een uiterst overzichtelijke manier, zodat de automatisering en de betrouwbaarheid van het productieproces omhoog gaan.’ Alpina Druck stelde speciale eisen: naast de gebruikelijke orderspecifieke informatie waren ook speciale functies noodzakelijk en was er behoefte aan een sectie voor de afhandeling van klachten en een archief. Dat laatste onderdeel speelt een belangrijke rol voor Alpina Druck vanwege de bijzondere orderstructuur. Mario Moser lacht: ‘We hebben het aantal beschikbare informatievelden binnen HIFLEX bijna volledig uitgeput.’
De beslissing om met HIFLEX in zee te gaan was het resultaat gebaseerd op de flexibiliteit waarmee andere databases middels een XML/SOAP interface konden worden geintegreerd met de mogelijkheid om deze informatie samen te voegen met een webgebaseerde digitale orderzak een grote rol. Alpina Druck maakt van de openheid van het MIS systeem gebruik door bovendien een eigen op maat gemaakt front-end systeem te integreren.
‘Voor ons was het belangrijk dat de oplossing geen eenrichtingsverkeer zou opleveren, maar juist de mogelijkheid zou bieden om in twee richtingen informatie uit te wisselen. Medewerkers kunnen nu tijdens de productie hun gegevens invoeren, deze informatie komt direct terecht in de volledig geintegreerde database van het HIFLEX systeem, en gaat dus niet meer ergens op kantoor verloren.’
Deze terugkoppeling kan bestaan uit opmerkingen over specifieke onderdelen van de order, zoals het papier dat onder bepaalde omstandigheden moeilijk te verwerken is, en allerlei informatie die het mogelijk maakt het productieproces te verbeteren bij toekomstige opdrachten. ‘De digitale orderzak vormt op die manier dus zowel een instrument om de kwaliteit te verbeteren als een platform voor informatie management’, legt Mario Moser uit. |
| Enorm besparingspotentieel |
‘De modules voor de voorcalculatie en de digitale orderzak beslaan alle variabelen en velden die we nodig hebben om een betrouwbare productie te kunnen garanderen: van de aanmaak van een order, via prepress, drukken en afwerking, tot de logistieke aflevering en dan weer terug naar nacalculatie en archivering,’ vat Mario Moser het proces samen. De tijdsbesparing bij herhaalopdrachten is enorm: ‘En dat komt goed van pas bij ons omvangrijke pakket aan herhaal- en vervolgopdrachten.’
Volgens Mario Moser is over het algemeen het besparingspotentieel in het voortraject van orders groter dan in de afwerking. Desalniettemin bieden de aanmaak, verwerking en productie van drukorders een besparingsmogelijkheid van zo’n 15%. ‘Het belangrijkste argument is echter de voortdurende en altijd betrouwbare beschikbaarheid van alle informatie. Hoe en wanneer we die informatie ook nodig hebben’, aldus Moser. Dit is vooral van belang omdat er vrijwel altijd veranderingen optreden tussen het moment van de offerte en de daadwerkelijke productie van een order: ‘Het is voor de planning cruciaal altijd over de laatste en meest actuele orderinformatie te kunnen beschikken.’ |
| Volgende stap: koppeling |
Mario Moser en zijn team hopen later dit jaar de volgende stap te realiseren: een volledige koppeling van alle systemen binnen de drukkerij. ‘De digitale orderzakken vormen een goed uitgangspunt voor verdere automatisering. En deze automatisering zal plaatsvinden op basis van JDF-technolgie’, stelt Moder. Er vindt nu al informatie-uitwisseling plaats in twee richtingen, maar daarbij wordt nog geen gebruik gemaakt van JDF en JMF.
De eerste fase is in januari 2010 van start gegaan met de koppeling van de Kodak prepress. Een belangrijke taak voor het HIFLEX systeem is het doorgeven van de stripping parameters aan de impositie software. Op die manier automatiseert HIFLEX een aantal handelingen, die nu nog door het ordermanagemant worden gedaan. Mario Moser, “ er zullen zich nog heel wat organisatorische veranderingen voordoen - niet alleen in functies, maar ook in competenties en verantwoordelijkheden”. |
| HIFLEX - een dynamische partner |
‘Change management’ is een magisch begrip, meent Mario Moser. En hij weet hoe belangrijk het is om medewerkers te betrekken bij ingrijpende veranderingen. ‘Onze medewerkers zijn steeds in de gelegenheid om hun ideeën en bedenkingen kenbaar te maken, en ze worden ook aangemoedigd om dat te doen,’ zegt hij. ‘En het is belangrijk op te merken dat alle genoemde veranderingen de dagelijkse gang van zaken niet mogen verstoren.’ Mario Moser complimenteert dan ook zijn collega’s, omdat de introductie van het nieuwe systeem iedereen extra heeft belast: ‘We beschikken gelukkig over een uiterst gemotiveerd team en er heerst een goede sfeer binnen het bedrijf.’ Niet zonder trots stelt hij vast dat het aantal medewerkers bij Alpina Druck de afgelopen vier jaar vrijwel gelijk is gebleven, waarmee de veronderstelling dat automatisering ook altijd tot banenverlies leidt wordt gelogenstraft. Het geintegreerde productieproces stelt het bedrijf in staat tegemoet te komen aan de groeiende vraag uit de markt naar efficiëntie en kwaliteit. Daarmee worden orders binnengehaald en wordt de verdere ontwikkeling van de organisatie gestimuleerd. Bovendien worden klanten optimaal bediend.
‘HIFLEX maakt het mogelijk automatisch orders en orderzakken aan te maken en te wijzigen, en zorgt voor een snelle en accurate verwerking van onze opdrachten’, vat Mario Moser de voordelen samen en spreekt zijn waardering uit voor de software ontwikkelaars: ‘De manier waarop onze wensen werden geimplementeerd laat zien dat HIFLEX een dynamische partner is. En dat is precies de partner die je nodig hebt in deze turbulente tijden’, een samenwerking als deze is simpelweg bijzonder aangenaam’. |
|
| |
