 | | | | |
|
 Het Executive Information System (EIS) van HIFLEX helpt managers bij strategische beslissingen. Een goed Management Informatie Systeem maakt zijn naam
waar door precies dat te doen wat het belooft: het management informeren. En het liefst ook nog snel in één oogopslag. HIFLEX heeft daarom zijn MIS
belangrijk uitgebreid met de 'informatie cockpit' van het EIS (Executive Information System): het management heeft nu altijd en onmiddellijk een overzicht
beschikbaar van de belangrijkste bedrijfsgegevens en kengetallen. |
| 'Informatie is, als het goed wordt gebruikt, een belangrijke succesfactor. Maar het verkrijgen van die informatie moet natuurlijk niet ontaarden in het
voortdurend moeten doorworstelen van bergen papier en dossiers. Informatie laat zich namelijk prima automatiseren', zegt HIFLEX directeur
Stefan Reichhart. En daarom heeft HIFLEX nu een EIS aan zijn MIS toegevoegd. 'De groeiende hoeveelheid gegevens en het gebruik van database systemen
leiden logischerwijs tot de wens om die strategische informatie inzichtelijk te maken voor het management. Management Informatie Systemen zijn daar
zelf onvoldoende toe in staat. Het management moet op verschillende niveaus over de actuele gegevens uit de MIS-database kunnen beschikken, zowel
in de vorm van samenvattingen en overzichten als op detailniveau.' |
| Daarbij moet er sprake zijn van een gestandaardiseerde manier van rapporteren,
en de informatie moet op alle managementniveaus steeds actueel en overal beschikbaar zijn. |
| Een Executive Information System (EIS) is per definitie bestemd voor het management, en biedt actuele en strategische informatie via een gebruiksvriendelijk
overzicht dat bovendien naar eigen voorkeur is in te richten. Een EIS communiceert helder, levert actuele informatie, laat de onbelangrijke gegevens weg en
maakt op die manier weloverwogen beslissingen mogelijk. |
| 'Zo'n systeem verzamelt alle voor het bedrijf benodigde informatie - uit zowel interne als externe bronnen - om het vervolgens te bewerken en te presenteren
in een vorm die het management helpt bij de besluitvorming', verklaart Stefan Reichhart. 'Een EIS heeft de mogelijkheid alle gegevens zowel in samenvattingen
of juist tot in detail weer te geven.' |
| Een EIS dient niet eens zozeer als basis voor een te nemen besluit, maar is veel meer nog in staat strategische beslissingen in gang te zetten. Want naast het
passief zoeken naar relevante informatie beschikt het systeem over steeds meer mogelijkheden om vroegtijdige waarschuwingen af te geven door het management
te wijzen op bijzondere omstandigheden of opvallende afwijkingen in de verzamelde gegevens. |
 |
|
Screenshot van de informatiecockpit "EIS" (= Executive Information System) in de HIFLEX-klantendatabase in zijn nieuwe vormgeving. Deze uitbreiding
is bedoeld voor het dynamisch genereren van tabellen en grafieken, waarbij belangrijke gegevens en beoordelingen uit het HIFLEX MIS aanschouwelijk
en met een druk op de knop beschikbaar worden gemaakt. In één oogopslag is te zien: omzet/maand (de laatste 13 maanden), omzet/jaar
(de laatste 3-5 jaar), ontvangen orders/maand (de laatste 13 maanden), ontvangen orders/jaar (de laatste 3-5 jaar), resultaat/maand
(de laatste 13 maanden), resultaat/jaar (de laatste 3-5 jaar), calculaties/jaar (de laatste 3-5 jaar), orders/jaar (de laatste 3-5 jaar). |
|
| Alle software van HIFLEX voor de grafische industrie is altijd op een database gebaseerd geweest. En ook nu die software is uitgegroeid tot een Management
Informatie Systeem is aan die werkwijze niets veranderd. |
| Bij het HIFLEX MIS zijn met een druk op de knop alle gegevens beschikbaar over bijvoorbeeld de omzet of de lopende opdrachten, en kunnen statistieken de
vooruitzichten en planningen onderbouwen. Maar er moet nog altijd iemand ook daadwerkelijk op die knop drukken om de gewenste informatie boven tafel te
krijgen. Daarom heeft Hiflex nu met het geïntegreerde EIS een 'informatie cockpit' gecreëerd die elke Hiflex-gebruiker specifieke en naar eigen
voorkeur in te richten informatieoverzichten levert in de vorm van dynamisch gegenereerde tabellen en grafieken. |
| 'Over het algemeen is een EIS een 'Controlling' instrument', legt Stefan Reichhart uit. 'Maar dit instrument is niet uitsluitend bestemd voor de controllers
of het management. Wij vinden dat iedereen in het bedrijf mede verantwoordelijk is voor het succes van het bedrijf, dus moet ook dat iedereen over de voor
hem of haar nuttige en nodige informatie kunnen beschikken. We noemen dat functie- of persoonsgebonden informatie: een magazijnmedewerker heeft natuurlijk
andere informatie nodig dan de bedrijfsleider.' |
| Het HIFLEX MIS concentreert zich voor de informatievoorziening op de actuele kengetallen van het bedrijf. Dankzij speciale tools kan iedereen de verschillende
beschikbare gegevens in de breedte en in de diepte verkennen en gebruiken. |
| 'De interface is overzichtelijk en helder en laat zich intuïtief gebruiken. Bovendien kan de weergave naar wens worden aangepast, bijvoorbeeld met meer of
juist minder tekst of grafieken', verduidelijkt Stefan Reichhart. Voor de weergave van de informatie beschikt het systeem over diverse mogelijkheden:
alle vormen van lijn-, staaf- of taartdiagrammen kunnen op verschillende manieren worden gepresenteerd. |
| 'De informatiecockpit verhoogt voor iedere manager de transparantie aanzienlijk. Hij heeft bij het inloggen in het systeem direct overzicht over alle
activiteiten, de bezetting en de planning, zonder dat hij over al die verschillende onderwerpen eerst een rapportage moet laten samenstellen',
legt Stefan Reichhart uit. 'De systeembeheerder kan op individuele basis direct alle benodigde informatie leveren, in de vorm van dynamische tabellen of grafieken.' |
| Het HIFLEX MIS kan vrijwel eindeloze tabellen samenstellen uit elk gewenst aantal kolommen. De weergave van al die informatie op een beeldscherm is
echter niet alleen zeer onoverzichtelijk, maar ook contraproductief. Daarom wordt van een bijvoorbeeld 50 kolommen tellende tabel alleen de werkelijk
relevante informatie zichtbaar gemaakt op het beeldscherm van de gebruiker. Alle andere gegevens worden dankzij de persoonlijke HIFLEX-configuratie
weggelaten, maar blijven altijd in de achtergrond actief en beschikbaar. En daar maakt het EIS gebruik van als het die verschillende gegevens nodig
heeft om ze tot nieuwe tabellen te combineren. |
Zo kan het EIS informatie verschaffen over de marktontwikkelingen, waarbij bijvoorbeeld de cijfers over het hele jaar zijn opgeteld en voor de verschillende
afdelingen of klanten apart geregistreerd blijven. Het management kan zodoende tot op elke gewenste dag nauwkeurig over alle informatie beschikken om
bijvoorbeeld de seizoensinvloeden te analyseren. Ook andere analyses zijn uiteraard mogelijk, steeds op basis van zelf te kiezen criteria.
EIS is onderdeel van de 2008-versie van HIFLEX MIS. |
|
| |
